Onboarding betekent voor IT-afdelingen dat nieuwe gebruikers de nodige faciliteiten krijgen om optimaal gebruik te kunnen maken van de aan hen beschikbaar gestelde IT-omgeving. Voor onboarding geldt dat gebruikers uniek identificeerbaar moeten zijn. Op basis van een uniek account-ID (bijvoorbeeld e-mailadres) en tijdelijk wachtwoord, worden zij toegevoegd aan een vooraf opgesteld gebruikersprofiel (bijvoorbeeld MBO-klas3). Aan de hand hiervan krijgen zij rechten om bepaalde applicaties te gebruiken en hun gegevens op te slaan op een voor hen gereserveerde opslagschijf. Bij het wijzigen van het gebruikersprofiel (bijvoorbeeld overgang naar MBO-klas4) hoeft er niet opnieuw een onboarding plaats te vinden maar krijgt de gebruiker slechts andere rechten. Dit is onderdeel van het zogenoemde change proces.

Vaarwel

Offboarden is min of meer het omgekeerde proces van onboarden. Offboarden is echter meer dan een afscheidsreceptie voor een medewerker of een feestje voor een alumni. Ook al is offboarding verglijkbaar met onboarden, in de praktijk blijkt onzorgvuldigheid vaak troef. Het resultaat van een ‘sloppy’ offboarding is dat ex-medewerkers of schoolverlaters blijven beschikken over hun account. Zo hebben zij ongeoorloofd toegang tot bestanden en blijft de school of organisatie nog steeds betalen voor softwarelicenties die niet meer worden gebruikt. Het beheersbaar maken en simpel houden van een juiste offboarding bevordert de veiligheid en bespaart op onnodige kosten.

Loopplank

Op de valreep is letterlijk op de loopplank staan. De valreep zorgt voor de brug tussen wal en schip. Om de on- en offboarding simpel te houden hebben wij iDentacle ontwikkeld. iDentacle is wat dat betreft de loopplank tussen wal en schip. iDentacle helpt scholen en zorgorganisaties om identity & accesmanagement automatisch te koppelen aan hun bronsysteem, zoals AFAS of Magister. Zodra een nieuwe medewerker of scholier wordt toegevoegd aan het bronststeem, zorgt iDentacle voor de onboarding: de flow van het aanmaken van accountants, wachtwoorden, toegangspasjes en bijvoorbeeld het verzenden van een welkom mail met daarin instructies voor de verdere onboarding. En omgekeerd: zodra een medewerker of scholier de organisatie verlaat, zorgt iDentacle voor een simpele en efficiënte offboarding.

Welkom aan boord

Onboarding en offboarden is met onze I&A-oplossing geen rocket science. Hoe wij kunnen helpen met het schetsen van de kaders en het implementeren van de juiste tools? Simpel, maak vrijblijvend een afspraak en wij helpen u graag aan boord voor een betere grip op toegankelijkheid.

John van Cadsand