Als het om automatisering gaat, dan is standaardisatie een belangrijk onderdeel. Een standaard proces voor het aanmaken van gebruikers zorgt er bijvoorbeeld voor dat alle accountgegevens van een gebruiker op dezelfde manier verwerkt worden. Maar ook dat bepaalde diensten en rechten direct aan de gebruiker gekoppeld worden. Zo kunnen nieuwe gebruikers sneller worden toegevoegd of wijzigingen bij bestaande gebruikers eenvoudiger worden doorgevoerd.

Om een proces standaard te maken, moet deze wel eerst ingericht worden. Met de veranderingen in ons ePortal, kunnen klanten dat straks ook zelf. De veranderingen maken het mogelijk dat klanten de accountconfiguratie zoals we dat noemen, volledig zelf kan doen. Zo’n configuratie bestaat in grote lijnen uit drie onderdelen: accountgegevens, dienstenconfiguratie en veldconfiguratie.

Accountgegevens

Dit zijn de belangrijke gegevens waarop een gebruiker geïdentificeerd kan worden. Denk hierbij dus aan een accountnaam, koppelingen met een of meerdere Active Directory-groepen en de gebruikersrechten binnen een groep (zoals docenten, medewerkers of studenten). Afhankelijk van de rechten, horen daar ook diensten bij.

Dienstenconfiguratie

Bij verschillende gebruikersrechten horen dus ook verschillende diensten. Denk bijvoorbeeld aan de wifi, Office365-licenties voor het gebruik van email en andere apps, maar ook een deur- of koffiepas. Sommige diensten zijn noodzakelijk, andere zijn optioneel. Bij de dienstenconfiguratie kunt u instellen welke diensten er beschikbaar zijn en/of verplicht moeten zijn voor een gebruiker. Dit kan ook gekoppeld worden aan de verschillende gebruikersgroepen.

Veldconfiguratie

Veldconfiguratie houdt in dat men kan instellen welke velden er zijn en of ze zichtbaar en/of verplicht zijn. Dit is eigenlijk de basis van het geautomatiseerde proces. Door dit namelijk voor de verschillende gebruikersgroepen te doen, krijg je een standaard ‘formulier’ dat voor elke gebruiker hetzelfde is en waar aan de achterkant de benodigde rechten en diensten automatisch aan gekoppeld zijn.

Door klanten deze drie zaken zelf laten te laten inrichten, zorgen we ervoor dat u uw processen kunt standaardiseren op de manier die voor uw instelling het beste werkt. En met de mogelijkheid van een zogenaamde ‘bulk creatie’, kunnen grote groepen gebruikers op dezelfde, uniforme manier worden aangemaakt. Dit kan efficiënt werken bij bijvoorbeeld het aanmaken van toets- of examengroepen.

Deze en andere veranderingen om de processen te standaardiseren zullen de komende tijd worden doorgevoerd in het Employeeportaal. Wilt u weten hoe u het ePortal zelf op een efficiënte manier kunt inrichten? Neem contact op, we helpen u graag.