Bij een fusie komt veel kijken, zeker ook als het om de ICT gaat. De afgelopen jaren hebben we verschillende fusies tussen onderwijsinstellingen begeleid. En altijd komen we wel zaken tegen die anders zijn dan anders.

Eerder spraken we al hoeveel impact een ogenschijnlijk kleine wijziging kan hebben op je ict. Want deze ‘kleine’ wijzigingen betekenen vaak dat de infrastructuur op de achtergrond opnieuw ingericht of in ieder geval aangepast moet worden. Neem het wijzigen van de emailadressen van medewerkers en studenten. Als je die verandert, betekent dat ook dat de databases opnieuw ingericht moet worden om ervoor te zorgen dat een email ook echt aankomt bij de betreffende persoon. we komen vaak tegen dat dit onderdeel wordt onderschat.

Niet gebruiken

Maar instellingen hebben ook unieke wensen die veel impact kunnen hebben. Tijdens één fusie was de wens om de bestaande mailomgeving te migreren naar een volledig nieuwe omgeving. In principe is dat geen probleem. De wens was alleen dat de nieuwe mailomgeving pas op een latere datum in gebruik mocht worden genomen. De instelling wilde daarom een tijdelijk block van de nieuwe omgeving. Helaas is dat technisch niet mogelijk. Wanneer je de licentie van een nieuwe omgeving activeert (en dat moet je doen om hem te kunnen inrichten en daarna te gebruiken), dan is de omgeving live. De enige manier om ervoor te zorgen dat de nieuwe mailomgeving niet gebruikt wordt, is door hem later te activeren. Maar dat betekent ook dat de migratie pas later van start kan gaan. Met alle gevolgen van dien, want een migratie kost nu eenmaal tijd.

Tijd

Een van de misopvattingen over ICT is dat alles zo geregeld is. Niets is minder waar. Wat lijkt als een kleine wijziging, bijvoorbeeld het aanpassen van de emailadressen of een nieuwe manier van gebruikers aanmaken, betekent vaak dat op de achtergrond – in het hart van de infrastructuur – enorm veel moet worden aangepast of opnieuw ingericht moet worden. Daar gaat tijd inzitten. Daar kunnen wij helaas niets aan veranderen.

Waar we wel bij kunnen helpen, is het voorkomen van frustraties en tijdsdruk. Doordat we veel fusies hebben begeleid, weten we hoeveel tijd het kost om al deze dingen te regelen. Daarom proberen we al in het begin van het fusieproces aan te sluiten. Zo kunnen we de instellingen adviseren over hun ICT en het gebruikersbeheer, welke oplossingen daarbij het best werken en hoeveel tijd er nodig is om de migratie af te ronden. Zo voorkomen we tijdsdruk en zorgen we ervoor dat alles werkt zoals het hoort.

Meer weten over hoe wij je kunnen helpen? Neem contact op of lees onze andere blogs.