Dat onboarding belangrijk is, behoeft geen toelichting. Bij een juiste onboarding kunnen leerlingen gericht aan de slag met hun opleiding en verplegend personeel kan direct gebruik maken van de aan hen beschikbaar gestelde applicaties en gegevens. Alle rechten en licenties die zij krijgen, zijn daarbij gebaseerd op hun gebruikersprofiel en de rollen die daar bij horen. Offboarding is even belangrijk. Deels om dezelfde en deels om een andere reden. Maar offboarden blijkt in de praktijk te vaak onderbelicht

Als een gebruiker een organisatie verlaat, worden zijn rechten voor het gebruik van software en de inzage in de gegevens van een organisatie – mede om veiligheidsredenen – ingetrokken. De gegevens die bij het account horen worden eventueel nog enkele maanden bewaard, zodat een overdacht naar een andere medewerker goed verloopt. Soms vergeet men de informatie na een bepaalde tijd geheel te verwijderen of ergens anders onder te brengen. Dat neemt dan wat extra ruimte op een gemeenschappelijke gegevensschijf in beslag, maar de kosten daarvan zijn nog wel te overzien.

Wat gebeurt er met de licentie?

Bij offboarding is het niet alleen belangrijk dat een gebruiker om veiligheidsredenen niet meer bij zijn gegevens kan, het is ook zaak dat deze geen gebruik meer kan maken van de door de organisatie beschikbaar gestelde software. En dan bedoelen we vooral dat de licentie niet meer gebruikt kan en mag worden. Geen licentie betekent automatisch: geen licentiekosten. Wij zien in de praktijk echter gebeuren dat licenties niet worden afgemeld. In extreme gevallen zien wij zelfs dat soms voor tientallen licenties wordt betaald, zonder dat daar een leerling of medewerker aan gekoppeld is. Zonde, en totaal overbodig.

Waar bij onboarding het verkrijgen van de juiste (persoonlijke) gegevens een vertragende factor kan zijn, is dit bij offboarding uiteraard niet het geval. Zeker wanneer voor offboarding vooraf een duidelijk beleid is gemaakt, kan dit snel worden uitgevoerd. iDentacle is de techniek die onboarding en offboarding  gemakkelijk maakt. Dat hoeft dus ook geen drempel te zijn. Hoe gemakkelijk dat gaat? Maak een vrijblijvende afspraak en wij lichten onze oplossing graag toe.

Dennis Dirks